Zalety posiadania serwera wydruków (z ang. printserver) docenią przede wszystkim firmy, w których koszty wydruku są reletywnie wysokie i niezbędne jest ich obniżenie. Nie trzeba nikogo przekonywać, że drukarki podłączone bezpośrednio do każdego stanowiska pracy to marnotrastwo cennych zasobów oraz spory wydatek przy większej liczbie takich stanowisk.
Przy powyższym modelu podłączenia drukarki kłopotliwa staje się sytuacja, gdy sprzęt nieoczekiwanie odmówi posłuszeństwa, a akurat pilnie trzeba coś wydrukować. Odpowiedzią na te problemy jest scentralizowane podłączenie drukarek do jednego (lub kilku w zależoności od potrzeb) serwera wydruków i zarządzanie wszystkim zza biurka. Już nie trzeba iść z dyskietką do biura obok, aby wydrukować ofertę na specjalnym papierze bądź przezroczach. W sytuacji, gdy jedna z drukarek przestanie działać, można ją bardzo szybko wyłączyć z użytku (za pomocą panelu www) bez dodatkowych konsekwencji w postaci np. przestoju w pracy.
Opowiedzieć historię systemów wydruków, o rozwiązaniach komercyjnych, opisać wady i zalety różnych rozwiązań oraz podsumować koszty poszczególnych rozwiązań.
Każdy wydruk może być archiwizowany do późniejszego wglądu bądź ponownego wydruku. Można ustalić kto, kiedy, co i na jakiej drukarce drukował. Serwer wydruków sprawi, że pracownicy zastanowią się dwa razy zanim zaczną drukować bez pozwolenia np. pracę magisterską na materiałach eksploatacyjnych należących do firmy. Teraz każdy menedżer lub właściciel firmy jest w stanie sprawdzić kto, co i kiedy drukował.